Manual de Funcionament del Sistema – Dashboard

L'objectiu d'aquest manual és descriure el funcionament, la lectura i el manteniment adequat del dashboard d'inventari, assegurant que les dades representades siguin fiables, coherents i útils per a la presa de decisions.

El document estableix les normes d'ús, les dependències de dades, els indicadors disponibles i els procediments que cal seguir perquè el dashboard reflecteixi correctament l'estat operatiu del parc d'equips.

Aquest manual s'adreça a tots els usuaris que consultin el dashboard, incloent administradors de l'inventari, personal tècnic, responsables de préstecs i supervisors.

També serveix com a guia per a auditories i processos de revisió interna.

Les edicions de dades mai s'han de fer al dashboard, sinó sempre a la fulla d'inventari.

El dashboard està format per diversos blocs visuals i analítics:

A. Resum Global

Presenta el total d'equips i la distribució segons estat: disponibles, en préstec, averiats i fora de servei.

B. Gràfics d'Estat

Inclou gràfics circulars i de barres que representen les dades del primer apartat, facilitant una lectura ràpida de la situació general.

C. Indicadors de Préstecs

Mostren préstecs actius, retards i mitjanes de durada, permetent identificar casos crítics.

D. Avaries

Et mostra el total d'avaries, els que s'han de revisar, si estan en garantia i per últim quantes son avaries greus.

E. Reparacions

Informació important sobre les reparacions mostrant diferents dades que ajuden a tenir un major control sobre les reparacions. Detalla la quantitat de reparacions que hi han, quantes han finalitzat, el cost total de les reparacions, entre altres dades importants.

El dashboard depèn exclusivament de les dades introduïdes a la Fulla d'Inventari. Qualsevol error en la base de dades afecta els gràfics i els càlculs. La coherència i el format correcte són essencials.

Per garantir-ne el correcte funcionament:

• No modificar cap fórmula, gràfic o filtre del dashboard.
• No editar dades des d'aquest entorn.
• Restablir filtres després d'usar-los per evitar lectures incorrectes.
• Revisar periòdicament les alertes i incoherències.

6.1. Estat del Parc d'Equips

Permet conèixer el volum d'equips per estat operatiu i detectar concentracions anòmales.

6.2. Préstecs Actius

Mostra préstecs en curs i retards. Té dependència directa de les dates i l'estat.

6.3. Avaries i Tendències

Ajuda a identificar equips problemàtics i tendències d'incidències.

6.4. Garanties i Obsolescència

Controla la vigència de garanties i l'antiguitat del parc, útil per planificació de renovacions.

6.5. Alertes Crítiques

Inclou missatges automàtics quan manca informació, existeixen errors de data o hi ha incoherències d'estat.

El dashboard s'actualitza automàticament sempre que:

• Les dades del full d'inventari siguin coherents i correctes.
• Les fórmules i l'estructura no hagin estat modificades.

Si algun indicador no s'actualitza, cal revisar primer la fulla d'origen.

Controls recomanats mensualment:

• Verificar concordança entre totals del dashboard i la fulla.
• Comprovar estats incoherents o buits.
• Detectar duplicats d'ID.
• Revisar que cap gràfic mostri errors o camps en blanc.

• El dashboard no pot corregir dades errònies; només les reflecteix.
• És important no alterar la configuració visual o de càlcul.
• Per informes oficials, es recomana exportar-lo en PDF.
• Els resultats només són fiables si la fulla està ben mantinguda.