Manual de Funcionament del Sistema – Gestió d'Avaries

L'objectiu d'aquest manual és definir el procediment correcte per a la gestió d'avaries dels equips inventariats, assegurant un registre coherent, traçable i útil per al manteniment del sistema i per a la presa de decisions.

El document estableix criteris clars per identificar, registrar, seguir i tancar les avaries, garantint que la informació associada sigui fiable i que el dashboard reflecteixi l'estat real del parc d'equipament.

Aquest manual s'aplica a totes les persones implicades en la detecció, registre i resolució d'avaries.

Es considera avaria qualsevol incidència que impedeixi o limiti el funcionament normal d'un equip, ja sigui de manera temporal o permanent.

S'inclouen com a avaries:

• Errors de funcionament
• Danys físics
• Fallades de maquinari
• Problemes recurrents que requereixin intervenció tècnica

Per facilitar l'anàlisi i la presa de decisions, les avaries es poden classificar segons:

A. Segons la gravetat

• Lleu: l'equip funciona parcialment.
• Greu: l'equip no és operatiu.
• Crítica: risc de dany permanent o de seguretat.

B. Segons la resolució

• Resolució interna
• Reparació externa
• Baixa definitiva de l'equip

Les avaries es gestionen mitjançant els següents camps de la fulla d'inventari:

• ID Equip
• Estat
• Any d'adquisició
• Mesos de garantia

Aquests camps alimenten directament els indicadors del dashboard i no s'han d'alterar fora dels procediments establerts.

Per garantir la coherència del sistema:

• No es poden reiniciar ni reduir les avaries.
• L'estat de l'equip ha de reflectir sempre la situació real.
• Les observacions han de ser clares, concises i descriptives.

Quan es detecta una avaria, s'ha de seguir el procediment següent:

1. Localitzar l'equip mitjançant el seu ID.
2. Actualitzar el camp Estat segons el cas.
3. Descriure l'avaria al camp Observacions (data, símptomes, usuari).
4. Comprovar si l'equip està en garantia.

Aquest registre s'ha de fer el mateix dia que es detecta la incidència.

Durant el període de reparació:

• L'equip no pot estar marcat com DISPONIBLE.
• S'han d'actualitzar les observacions amb l'evolució del cas.
• Si la reparació és externa, s'ha d'indicar-ho clarament.

En cas que la reparació no sigui viable, s'ha de valorar la baixa definitiva.

Un cop resolta l'avaria:

• Si l'equip torna a ser operatiu, l'estat passa a DISPONIBLE.
• Si queda inutilitzable, es manté com FORA_SERVEI.
• S'ha d'afegir una nota final a Observacions indicant la resolució.

El número d'avaries no es modifica en cap cas.

La revisió d'avaries s'ha de realitzar de manera mensual i inclou:

• Identificació d'equips amb moltes incidències.
• Detecció d'avaries recurrents.
• Comparació per marca o model.
• Valoració de substitució o renovació.

Aquesta revisió és clau per optimitzar el manteniment preventiu.

Per garantir un sistema robust:

• No deixar avaries sense descripció.
• Evitar estats incoherents amb la situació real.
• Revisar periòdicament equips amb moltes incidències.
• Utilitzar el dashboard com a eina de suport, no com a origen de dades.

Aquest conjunt de bones pràctiques assegura una gestió professional, traçable i eficient de les avaries.