Manual de Funcionament del Sistema – Gestió de Préstecs i Material

Versió: 1.0

Data de creació: 2025/12/07

Creat per: Alexis Daniel Pérez

PDF Original

Data de modificació: 2025/12/09

Modificat per: Alexey Martínez Meca

  1. Objectiu del Manual

    Aquest document té com a finalitat oferir una descripció clara, ordenada i completa del funcionament del sistema de gestió de préstecs i control d’avaries del material inventariat. El seu propòsit és assegurar que qualsevol usuari o responsable pugui entendre amb facilitat el procés de sol·licitud, préstec, retorn, revisió i manteniment del material.

    Aquest manual serveix com a base per a guies complementàries, facilitant així una visió global del sistema i una operativa coherent i segura.

  2. Tipologia i identificació del material

    El sistema integra diferents tipus de material, cadascun amb característiques i funcions específiques. Tots els dispositius i accessoris estan registrats mitjançant taules estructurades que inclouen informació sobre la seva categoria, estat, marca, model i ubicació actual. La correcta classificació del material permet una gestió fluida i una identificació immediata de qualsevol element.

    1. Categories de material

      2. El sistema integra diferents tipus de material, cadascun amb característiques i funcions específiques. Tots els dispositius i accessoris estan registrats mitjançant taules estructurades que inclouen informació sobre la seva categoria, estat, marca, model i ubicació actual. La correcta classificació del material permet una gestió fluida i una identificació immediata de qualsevol element.

    2. Identificació i codis únics

      3. Cada material està identificat amb un codi únic que permet rastrejar el seu ús en tot moment. Aquest codi, com ara ACC001 o POR010, funciona com el seu identificador oficial dins del sistema i és imprescindible per gestionar qualsevol moviment, sigui un préstec, un retorn o la comunicació d’una incidència. Aquesta identificació garanteix la traçabilitat i evita confusions entre dispositius similars.

  3. Procés de préstec

    El procés de préstec s’inicia quan una persona usuària necessita un material i comunica la seva petició. El sistema està pensat perquè aquesta operació es realitzi amb facilitat, però sempre mantenint la coherència i el registre adequat. Durant aquest procés es verifica la disponibilitat del dispositiu i es comprova que compleix les condicions per ser prestat.

    1. Sol·licitud

      2. Per sol·licitar un material, la persona usuària ha de proporcionar la informació necessària sobre quin dispositiu requereix, per a quin ús i durant quant de temps. Aquest pas inicial permet al responsable valorar l’adequació de la demanda i organitzar els recursos perquè el procés sigui eficient i ordenat.

    2. Validació

      3. Una vegada rebuda la sol·licitud, el responsable revisa si el material està disponible, si és prestable i si no presenta incidències prèvies. Aquesta validació és essencial per assegurar que el dispositiu pot ser utilitzat amb garanties i que el seu préstec no interferirà amb altres necessitats del sistema.

    3. Registre del préstec

      4. Quan el préstec és aprovat, s’introdueixen a la pestanya “Inventari” les dades associades:

      1. Identitat de l’usuari
      2. Data del préstec
      3. Data prevista de retorn
      4. Estat actual del dispositiu

      Aquest registre formal és imprescindible per garantir que qualsevol moviment quedi documentat i sigui consultable en qualsevol moment.

  4. Política de durada del préstec

    La durada del préstec pot variar en funció del tipus de material i de les necessitats de la persona usuària. Aquesta durada ha de quedar clarament establerta durant el registre del préstec per assegurar un retorn puntual i permetre la planificació de futurs usos. Qualsevol extensió del període acordat haurà de ser validada seguint el mateix procediment inicial.

  5. Obligacions de la persona usuària

    La persona que rep un dispositiu es compromet a utilitzar-lo de manera responsable i a preservar-lo en bon estat. També assumeix l’obligació de comunicar qualsevol incidència que es produeixi durant el període d’ús i de retornar el material en la data acordada i amb totes les seves parts i accessoris.

  6. Procés de retorn

    Quan el material és retornat, el responsable revisa el seu estat per assegurar que continua sent apte per a altres usos.

    Aquesta revisió inicial permet detectar de manera ràpida qualsevol incidència o deteriorament que s’hagi produït. Només després d’aquesta comprovació el dispositiu pot ser reintegrat al magatzem.

    1. Revisió del material

      2. La revisió inclou tant una inspecció visual com proves bàsiques de funcionament. Si es detecta un problema, el dispositiu passa automàticament al procés de gestió d’incidències. D’aquesta manera es garanteix que cap equip defectuós torni a circular dins del sistema.

    2. Registre del retorn

      3. Una vegada completada la revisió, el retorn queda documentat al sistema. Aquesta anotació inclou la data i hora, l’estat final del dispositiu i qualsevol observació rellevant. Aquest registre permet identificar patrons, responsabilitats i possibles problemes recurrents.

    3. Gestió d’incidències

      4. Quan un equip presenta qualsevol tipus d’anomalia, es crea un registre d’incidència on s’explica el problema, la persona que l’ha detectat i les condicions en què va aparèixer. Aquesta informació és essencial per determinar la gravetat del dany i per decidir si cal enviar el dispositiu a reparar, substituir-lo o donar-lo temporalment de baixa.

  7. Control de garanties

    El control de garanties és fonamental per reduir costos i assegurar un manteniment eficient. Quan un dispositiu està en garantia, s’analitza si el dany reportat està cobert i, en cas afirmatiu, s’envia al servei tècnic oficial.

  8. Bones pràctiques i recomanacions finals

    Per assegurar el bon funcionament del sistema és recomanable mantenir una revisió constant del document, treballar només en les cel·les habilitades i respectar l’estructura establerta. També és important comunicar qualsevol dubte o modificació significativa als responsables, així com mantenir una actitud proactiva en la preservació del material. Aquestes pràctiques garanteixen un sistema estable, segur i fàcil de gestionar.